
לצאת מהסחרחורת הניהולית: כלי פשוט עם השפעה גדולה
יש ימים שבהם אני מוצאת את עצמי מחפשת דרכים להגביר את החוסן, הן שלי והן של המנהלים והמנהלות שאני מאמנת. אחד הכלים שאני חוזרת אליו שוב ושוב הוא מעגל השליטה, מעגל ההשפעה ומעגל הדאגה של סטיבן קובי. זו תזכורת חשובה עבורי ועבור הלקוחות שלי, שעוזרת לנו להתמקד במה שחשוב באופן אפקטיבי.

המספרים מדברים
רוב בעלי העסקים לא מתחברים למספרים. המספרים נראים מאיימים, מסתוריים, ובינינו, לא פעם נחשבים לאזור של רואי החשבון בלבד. "זה לא בשבילי", הם חושבים. "רואה החשבון שלי מטפל בזה."
אבל אחרי 11 שנים כחשבת כלכלית בחברת נסיעות בארה"ב, אני כאן כדי לומר לך: הבנת הדוחות הכלכליים היא לא רק אחריות של רואה החשבון שלך. היא חיונית לך, כבעלת העסק, כדי לקבל החלטות חכמות יותר.

למוצא איזון טוב כמנהלים
בשנה האחרונה פגשתי כמה מנהלים בתהליך ליווי ואימון סביב האתגר של עומס גדול בעבודה.
יש כל כך הרבה אחריות, משימות ולחץ סביב פרויקטים ועבודת יום יום במשרד.
התחלנו קודם כל בלהגדיר מה המטרה שלהם: לאזן טוב יותר את חיי העבודה מול החיים הפרטיים.
מה זה איזון: בצורה הכי פשוט – להוריד משהו ולהעלות משהו אחר.
אז איך זה נראה כשזה מאוזן טוב יותר?

בא לשכונה בחור חדש
בשיחה עם בעל עסק רציני ומקצועי הבוקר, דברנו על זה שהוא בשלב של גדילה והתפתחות בעסק.
הוא שיתף שהוא יודע שבשלב מסוים הוא יכניס עובד/ת נוסף אבל זה יהיה רק כשיראה מספר חודשים עקבי שהוא לא יכול לקבל לקוחות חדשים.
דמיינתי אותו באותה נקודה בזמן... הוא עובד קשה, שעות ארוכות, מנסה לשמור על רמה מקצועית ויסודיות גבוהה, הלחץ, העמוס ותחושת ההחמצה כאשר הוא בוחר שוב ושוב להגיד "לא" ללקוחות פוטנציאלים.
ואז...הגיע הרגע הגדול: הוא מחליט לשלב עובד/ת ראשון בעסק!

"שיעור חופשי"!
זוכרים את תחושת האושר האדירה כשמורה לא הגיע/ה ופרצנו בצעקות "שיעור חופשי!"?
אני זוכרת שנים רבות בעבודה כמנהלת שלא הצלחתי באמת לצאת לחופש.
גם אם הייתי בחופשה רשמית, המחשב, blackberry או אח"כ iPhone (...) היו צמודים אלי.
הייתי מודיעה במשרד ולצוות שלי שאני בחופש אבל שירגישו נוח להתקשר בכל שאלה או בעיה.

כניסה לתפקיד ניהולי חדש
אני זוכרת בבהירות גדולה את הרגע שבו התבקשתי לקבל תפקיד חדש ניהולי בחברה בה עבדתי בניו יורק. הוזמנתי למשרד של סמנכ"ל הכספים, הוא הציג את התפקיד, את לוח הזמנים, החשיבות והאחריות.
אני זוכרת את תחושת הפתעה, ההתרגשות ויחד עם זה המון חששות ולחץ.
"מאיפה מתחילים? חסר לי כל כך הרבה ידע על התפקיד והמשימות... מה יקרה אם אעשה טעות? מה יקרה אם אכשל ולא אעמוד בצפיות של אחרים ושלי?!״
מהו ארגון?
דמיינו שלושה גלגלי שיניים נושקים שמסתובבים כל העת. כל שינוי באחד מגלגלי השיניים ישפיע על המערכת כולה. ככה רואה תחום הייעוץ הארגוני את הארגונים והעסקים סביבנו, שלושה מעגלים: האנשים, הסביבה ומשימות הארגון.
המרכיב המרכזי ביותר בכל ארגון הוא האנשים שעובדים בו: עובדים, מנהלים ובעלי העסק. בבסיס כאנשים כולנו רוצים לחוש שייכות ובעלי ערך במשפחה, עם חברים ובמקום העבודה.
מהו ארגון?
דמיינו שלושה גלגלי שיניים נושקים שמסתובבים כל העת. כל שינוי באחד מגלגלי השיניים ישפיע על המערכת כולה. ככה רואה תחום הייעוץ הארגוני את הארגונים והעסקים סביבנו, שלושה מעגלים: האנשים, הסביבה ומשימות הארגון.
המרכיב המרכזי ביותר בכל ארגון הוא האנשים שעובדים בו: עובדים, מנהלים ובעלי העסק. בבסיס כאנשים כולנו רוצים לחוש שייכות ובעלי ערך במשפחה, עם חברים ובמקום העבודה.

אני במינוס בבנק אבל רואה החשבון אומר שהעסק רווחי - מה פה קורה פה?!
אחד הדברים החשובים שלמדתי כמנהלת כספים היה הפוטנציאל שיש במידע החשבוני לספק נקודות מבט משמעותית לבעל העסק על מצב העסק.
האתגר הוא שלאנשים רבים הדוחות הכלכליים הם סינית. מבנה הדוחות, המספרים ומטרת הדוחות הופכים את המידע לסימן שאלה גדול שבמקרה הטוב מעוררים חוסר עניין ואדישות.
כתוצאה מכך, תפיסה רווחת היא שהדוחות רלבנטיים רק לרואי חשבון ולפקידי מס.
אחת הטענות השכיחות שאני שומעת היא: דוח רווח והפסד הראה תוצאה X אבל היתרה בבנק היא Y. איך זה יכול להיות?

טיפים לניהול תזרים מזומנים
עסקים רבים פושטים את הרגל בגלל ניהול בעייתי של תזרים המזומנים. חשוב לא לבלבל בין רווחיות העסק שמדווחת בדווח רווח והפסד לבין ניהול תזרים המזומנים. עסק הוא כמו מכונית. חשוב שיהיה בנוי נכון עם יכולת האצה, בלימה ופעילות טכנית אמינה. מכונית שבנויה היטב היא כמו עסק שעובד רווחי בשוטף: תהליכי עבודה יעילים בעלות מתאימה, שירותים או מוצרים ברמה גבוהה בתמחור נכון.
אך כדי לנסוע המכונית זקוקה לדלק והעסק למזומנים.

מדדים עסקיים
אם מישהו מרגיש לא טוב, אנחנו מודדים במדחום את הטמפרטורה ויודעים ש 37 מעלות זה מדד בריא – מתחת או מעל סימן שהגוף מתמודד עם בעיה. באותה מידה חשוב שבעל העסק יזהה את המדדים המשמעותיים שיסייעו לו לבחון את מצב הבריאות של העסק. או במילים אחרות – KPI.
KEY PERFORMANCE INDICATOR - מדדי ביצוע מרכזיים.

הצבת מטרות בראיה מגשימה
כמה פעמים קמנו בבוקר ואמרנו שנעשה דברים אחרת בעסק? נתנהל טוב יותר עם הזמן, נשב באופן קבוע על החשבוניות, נשב עם הרואה חשבון ונבין את הדוחות, נהיה מסודרים יותר או סבלנים יותר. היום מתחיל ועימו עומס של משימות והסחות דעת. פעמים רבות הכוונות הטובות נשארות בגדר כוונות בלבד.
מה אפשר לעשות אחרת כדי שיותר כוונות טובות יהפכו למציאות?

צ'ק ליסט חודשי לבעל/ת עסק
לקוחות שאלו אותי בתקופה האחרונה מה חשוב לעשות למען ניהול העסק באופן קבוע ברמה החודשית. אלה אנשים מסורים שעובדים מאד קשה עבור הלקוחות שלהם, אבל כשזה מגיע לניהול העסק שלהם הם לא סגורים על מה חשוב לעשות. מה שהכי מאתגר זה שאף אחד לא לוחץ או דורש את הדברים האלה – הם חשובים אבל פעמים רבות לא דחופים... עד שכבר מאוחר מידי...

How difficult can it be?
I grew up loving words. I loved reading books. I chose to study literature in high school and then in university. I was drawn to the stories, the worlds they opened for me and people to whom they connected me. Numbers, on the other hand, not so much. To me, numbers always seemed cold, empty and a bit intimidating. There was only one right answer and so many easy mistakes to make in the process. They represented structure and rigidity where Literature represented creativity and flow.

Building my website - What did I learn?
1. No man is an Island - I have wonderful friends and family.
I received such valuable feedback, editing help and encouragement from my family and friends and I am truly grateful!
2. A Journey of a thousand miles (really does) begins with a single step. taking that first step and walking outside my comfort zone isn’t easy for me... what helped me was communicating my plan to a friend. saying it out-load made it more real and made me more committed.